DITT PERSONVERN
er viktig for oss
For oss i Jernbro er det viktig at du føler deg trygg på hvordan vi håndterer personopplysningene dine, og at vi ivaretar personvernet ditt. Nedenfor beskriver vi hvilke informasjonskapsler og personopplysninger vi behandler, og hvorfor.
Vår personvernerklæring
Jernbro Industrial Services («Jernbro») er opptatt av personvernet ditt og sørger for at personopplysningene dine behandles på en sikker, korrekt og lovlig måte. Jernbro har vedtatt denne personvernerklæringen for å informere deg om hvordan vi behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen dekker all Jernbros behandling av personopplysninger, med unntak av personopplysninger om ansatte, som er regulert i en egen erklæring.
1. Personopplysninger
Personopplysninger er alle data som kan knyttes til deg som enkeltperson, for eksempel navn, personlig e-post, adresse, personlig telefonnummer osv. Opplysninger knyttet til bedriften din, for eksempel bedriftens organisasjonsnummer, telefonnummer, e-post og opplysninger om hvor bedriften befinner seg, regnes ikke som personopplysninger.
2. De behandlede dataene
Hvilke opplysninger som behandles om deg, avhenger av hvilken relasjon du har med Jernbro. Nedenfor finner du en liste over de ulike typene relasjoner du kan ha med Jernbro, og hvilke personopplysninger som behandles i hver relasjon.
2.1 Kunder og leverandører
Jernbro behandler personopplysninger om kontaktpersoner til kunder og leverandører eller, dersom kunden eller leverandøren er en fysisk person, personopplysninger om kunden eller leverandøren selv. Personopplysningene som Jernbro kan behandle for kontaktpersoner, er opplysninger som navn, tittel, arbeidsgiver og kontaktinformasjon. Dersom kunden eller leverandøren er en fysisk person, kan Jernbro også behandle personnummer, finansiell informasjon, faktureringsinformasjon og betalingsinformasjon.
2.2 Deltakere på arrangementer og andre markedsføringsaktiviteter
Jernbro behandler opplysninger som navn, e-postadresse, arbeidssted og annen kontaktinformasjon som samles inn i forbindelse med deltakelse på arrangementer og andre markedsføringsaktiviteter. Vi behandler også opplysninger om allergier og matpreferanser som samles inn i forbindelse med påmelding til arrangementer eller seminarer.
På samme måte behandler vi også opplysninger i form av bilder og opptak i forbindelse med fotografering eller filming av arrangementene og seminarene våre.
2.3 Arbeidssøkere
Jernbro behandler personopplysningene i søknadsdokumentene dine, slik som navn, personnummer, adresse, telefonnummer, e-postadresse, bilde, utdanning, utdanningsgrad, arbeidsattest og yrkeserfaring. Dersom vi gjennomfører rekrutteringstester, behandles også resultatene av testene av oss.
2.4 Besøkende på jernbro.com
Vi behandler personopplysninger ved hjelp av informasjonen som opprettes av informasjonskapslene som lagres når du besøker nettstedet (inkludert IP-adressen din), for eksempel hvordan du fant nettstedet, om du har besøkt nettstedet vårt tidligere, lengden på besøket ditt, hvordan du navigerer på nettstedet, hvilke sider du besøker, hvilke dokumenter du laster ned, og om du har lest nyhetsbrevene våre.
2.5 Kontaktpersoner via nettskjemaer
Jernbro behandler personopplysninger som sendes inn via våre nettskjemaer, for å kunne håndtere henvendelsen din og, hvis du har gitt samtykke til det, for å gi deg ytterligere informasjon om våre tjenester og tilbud. Opplysningene som behandles kan omfatte navn, e-postadresse, telefonnummer og annen informasjon du oppgir i skjemaet.
Behandlingen er basert på ditt samtykke. Du har rett til å trekke tilbake samtykket ditt når som helst, ved å kontakte oss ved hjelp av kontaktopplysningene som er oppgitt i disse retningslinjene. Tilbaketrekking av samtykket ditt påvirker ikke lovligheten av behandlingen som ble utført basert på samtykket ditt før det ble trukket tilbake.
3. Hvorfor personopplysninger behandles
3.1 Kunder og leverandører
Personopplysninger for kontaktpersoner til kunder og leverandører behandles for en rekke formål og med flere rettslige grunnlag. Det overordnede formålet med behandlingen er å kunne oppfylle våre kunde- og leverandøravtaler og ha kontakt med andre personer knyttet til avtalene.
3.1.1 Vårt rettslige grunnlag for å behandle personopplysningene dine:
- For å oppfylle våre regnskapsforpliktelser i henhold til regnskapsloven.
- For å oppfylle våre forpliktelser overfor deg som kunde eller leverandør og beskytte våre interesser i henhold til f.eks. forbrukerkjøpsloven og forbrukertjenesteloven.
3.1.2 Behandling av opplysninger på grunnlag av nødvendigheten av å oppfylle en kontrakt:
- For å kunne håndtere og administrere fakturering, purringer og betalinger knyttet til Jernbro.
- For å kunne administrere og forvalte kontoene våre.
- For å levere eller motta tjenester eller varer som leveres i henhold til avtalene.
3.1.3 Behandling av opplysninger på grunnlag av beskyttelse av en av våre vitale interesser:
- For å ivareta våre rettigheter i andre rettslige krav rettet mot oss.
- For å kunne kommunisere med deg via e-post, brev og telefon.
- For å kunne administrere og booke møter.
- For å sørge for effektiv og nøyaktig dokumentasjon, administrasjon og håndtering av avtalen.
Vår berettigede interesse i denne behandlingen er å kunne ivareta våre rettigheter ved rettslige krav og administrere forholdet til deg som kunde eller leverandør innenfor rammene av avtalen.
Du er ikke pålagt ved lov å oppgi personopplysninger, men det er nødvendig for å inngå en avtale med oss. Hvis du ikke oppgir personopplysningene dine til oss, vil vi ikke kunne oppfylle våre forpliktelser overfor deg.
3.2 Deltakere på arrangementer og andre markedsføringsaktiviteter
Vi behandler opplysninger for kommunikasjons- og markedsføringsformål. Denne kommunikasjonen omfatter utsendelse av nyhetsbrev, informasjon om Jernbro og invitasjoner til arrangementer. Vi behandler også personopplysninger som e-post, arbeidssted og annen kontaktinformasjon for å administrere og evaluere markedsføringsarrangementer. Dersom det tas betalt for deltakelse eller manglende deltakelse på arrangementer, behandles også opplysninger for fakturering.
Opplysningene behandles basert på en interesseavveining og vår berettigede interesse i å opprettholde et forretningsforhold og kommunikasjon med deg, samt for å informere og markedsføre virksomheten vår. Opplysninger om allergier og matpreferanser behandles basert på ditt samtykke, slik at vi kan forhåndsbestille mat og drikke.
Fotografier og filmer behandles for å informere om og markedsføre virksomheten vår på nettstedet vårt, i trykte produkter og i sosiale medier. Opplysningene behandles på grunnlag av ditt samtykke eller en interesseavveining, samt vår berettigede interesse i å markedsføre virksomheten vår.
3.3 Arbeidssøkere
3.3.1 Våre tre rettslige grunnlag for å behandle personopplysningene dine:
- For å oppfylle våre arbeidsrettslige forpliktelser og beskytte våre interesser.
- En interesseavveining der vår interesse i å behandle personopplysningene dine har blitt veid opp mot din interesse knyttet til personvern.
- Gjennom ditt samtykke.
3.3.2 For følgende formål behandles personopplysninger for å oppfylle arbeidsrettslige forpliktelser og overvåke rettigheter:
- Dersom vi skulle bli gjenstand for krav i henhold til likestillings- og diskrimineringsloven, behandles personopplysninger for å ivareta våre rettigheter.
3.3.3 Behandling av personopplysninger basert på en interesseavveining:
- For å vurdere og velge mellom ulike kandidater basert på erfaringer, kvalifikasjoner og studieresultater.
- For å administrere innkalling til og avtaler om intervju(er).
- For å innhente og gjennomgå CV-er, personlige brev, karakterer og vitnemål.
Vi vurderer at vi har en berettiget interesse i å behandle personopplysninger for å kunne rekruttere nye medarbeidere til virksomheten vår.
3.3.4 For følgende formål behandles personopplysninger basert på samtykke:
- For å gjennomføre rekrutteringstester som inngår i rekrutteringsprosessen.
- For å lagre informasjonen din i en kandidatdatabase for fremtidige jobber som kan passe for deg som søker.
Det er ikke et lov- eller avtalefestet krav at du oppgir personopplysningene dine. Som søker er du ikke pålagt å oppgi personopplysningene, men det er en forutsetning for at vi skal kunne oppfylle våre forpliktelser overfor deg som søker og gjennomføre rekrutteringsprosessen.
3.4 Besøkende på jernbro.com
Vårt rettslige grunnlag for å behandle opplysningene som opprettes av informasjonskapsler, er vår berettigede interesse i å utvikle nettstedet vårt for å skape en bedre brukeropplevelse og for å innhente informasjon om de besøkende på nettstedet til statistiske og kommersielle formål. Personopplysningene brukes til å se hvilke sider som besøkes, hvilke dokumenter som lastes ned, og om nyhetsbrevene våre er lest.
Hvis du imidlertid ikke ønsker å lagre informasjonskapsler på datamaskinen din, kan dette korrigeres gjennom innstillinger i din egen nettleser.
4. Registrerte som får tilgang til personopplysninger
Dine personopplysninger behandles av Jernbro som behandlingsansvarlig og av våre databehandlere. Våre databehandlere er aktører som behandler opplysninger på vegne av oss, for eksempel IT- og systemleverandører samt vår leverandør av e-postmarkedstjenester. Vi har inngått databehandleravtaler med våre databehandlere, noe som blant annet innebærer at de er forpliktet til å behandle opplysningene på en sikker, korrekt og konfidensiell måte.
Personopplysninger som behandles basert på samtykke for markedsføringsformål, kan bli delt med våre tjenesteleverandører, for eksempel Mailchimp, for å kunne sende e-post og annen kommunikasjon. Vi har inngått databehandleravtaler med disse leverandørene for å sikre at opplysningene dine håndteres i samsvar med personvernforordningen (GDPR). Du kan når som helst velge å avslutte abonnementet på markedsføringskommunikasjon, ved å klikke på lenken for avmelding i utsendelsene våre.
Personopplysninger kan også utleveres til aktører som er personlig ansvarlige for sin behandling av personopplysninger, for eksempel forsikringsselskaper og banker. Personopplysninger utleveres også til myndigheter dersom slike utleveringer er lovpålagt, for eksempel den svenske kronofogdmyndigheten (namsmyndighetene). Slike myndigheter er også selv ansvarlige for sin behandling av personopplysningene dine.
Videre utleveres personopplysninger lagret i informasjonskapsler til Facebook og Google LCC med tilknyttede selskaper (brukes til Google Analytics). Facebook og Google LCC med datterselskaper er selv ansvarlig for sin behandling av dine personopplysninger.
Slik håndterer Facebook personopplysningene dine.
Slik håndterer Google personopplysningene dine.
5. Lagringsperioden
Personopplysningene dine oppbevares bare så lenge Jernbro har et berettiget formål med å oppbevare opplysningene. Personopplysninger oppbevares regelmessig i henhold til Jernbros retningslinjer for oppbevaring. Eksempler på disse oppbevaringsperiodene er:
- Kunder og leverandører: I løpet av kontraktsperioden og i 2 år etterpå
- Deltakere på arrangementer og andre markedsføringsaktiviteter: 1 år
- Jobbsøkere: 8 måneder
- Besøkende på jernbro.com: Permanente informasjonskapsler lagres til de fjernes manuelt eller når utløpsdatoen er passert. Øktinformasjonskapsler lagres til nettleseren stenges ned.
6. Overføring av personopplysninger til et tredjeland
Som hovedregel behandler vi og våre leverandører og samarbeidspartnere personopplysninger bare innenfor EU/EØS. Overføring av personopplysninger til selskaper i tredjeland forekommer, i og med at vi har leverandører med base i USA. Overføring til selskaper i tredjeland skjer bare i tilfeller der det aktuelle tredjelandet har et egnet beskyttelsesnivå eller der selskapet, i henhold til godkjente metoder, anses å oppnå et egnet beskyttelsesnivå. Kontakt oss for mer informasjon om hvilke beskyttelsestiltak vi har iverksatt i det enkelte tilfellet (se avsnitt 9 Kontaktinformasjon).
7. Dine rettigheter som registrert
Nedenfor følger en beskrivelse av rettighetene du har som bruker. For å utøve disse rettighetene, vennligst kontakt oss (se avsnitt 9 Kontaktinformasjon).
7.1 Retten til å trekke tilbake samtykke og retten til å protestere
Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt, helt eller delvis, med virkning fra tilbaketrekningen. Du har også rett til å protestere mot at personopplysningene dine behandles basert på en interesseavveining.
7.2 Retten til innsyn
Du har rett til å be om informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler om deg, og hvordan vi behandler dem. Du har også rett til å be om en kopi av hvilke personopplysninger om deg som behandles av oss. En slik forespørsel skal sendes inn skriftlig.
7.3 Retten til korrigering
Du kan når som helst be om at personopplysningene dine korrigeres. Vi vil supplere ufullstendige opplysninger i henhold til den informasjonen du gir oss, og rette opplysningene uten ugrunnet opphold.
7.4 Retten til sletting («retten til å bli glemt»)
Du kan når som helst be om at personopplysningene dine slettes, f.eks. hvis behandlingen ikke lenger er relevant i forhold til det formålet opplysningene ble samlet inn for, eller hvis du motsetter deg behandling som er basert på en interesseavveining (f.eks. markedsføring).
7.5 Retten til begrensning av behandling
Du har rett til å be om at behandlingen av personopplysningene dine begrenses, for eksempel ved å protestere mot at opplysningene er korrekte. Du har også rett til å be om at opplysningene dine ikke brukes til direkte markedsføring.
7.6 Retten til dataportabilitet
Hvis du har gitt ditt samtykke, eller hvis vi baserer behandlingen av personopplysninger på avtaler med deg, har du rett til å få utlevert de personopplysningene vi behandler om deg, og som du har gitt til oss. På forespørsel har du rett til å få utlevert personopplysningene dine i et maskinlesbart format eller, hvis det er teknisk mulig, å overføre opplysningene til en tredjepart, i henhold til dine instruksjoner.
7.7 Retten til å fremsette klager
Hvis du er misfornøyd med behandlingen av personopplysningene dine, kan du sende inn en klage til tilsynsmyndigheten, som i Sverige er Datainspektionen.
8. Oppdatering av personvernerklæringen
Endringer i denne personvernerklæringen formidles på jernbro.com. Slike endringer kan for eksempel skje på grunn av ny lovgivning.
9. Kontaktinformasjon
Hvis du ønsker å komme i kontakt med oss angående vår behandling av dine personopplysninger, er du velkommen til å kontakte oss på dataskydd@jernbro.com.